9 avril 2021
Combien de personnes de 75 ans ont la possibilité de rouler sur le Charlotte Motor Speedway ? C’était l’un des attraits d’un centre de vaccination de masse mis en place par Atrium Health, un système de santé desservant les patients de 42 hôpitaux et de plus de 1 500 lieux de soins dans le Sud, lorsque le système a pivoté pour offrir la vaccination contre le COVID-19 à l’hiver 2021.
L’objectif était de procéder à un million de vaccinations avant le 1er juillet, a expliqué Becky Fox, MSN, RN-BC d’Atrium Health, lors d’une présentation le 9 avril 2021 au collectif. La présentation de Mme Fox a couvert les efforts de l’équipe pour mettre en place un processus de vaccination de masse, de la planification aux ajustements en cours de route. L’un des premiers centres de service au volant était le circuit de vitesse, car, comme le disait le personnel en plaisantant, « personne ne sait faire circuler des voitures plus vite qu’un circuit de vitesse. »
Avec moins d’une semaine pour se préparer, Atrium a lancé ses efforts de vaccination en partenariat avec Bank of America, Honeywell et Charlotte Motor Speedway. Ils ont organisé non pas une mais deux grandes campagnes de vaccination de masse, dont la première en Caroline du Nord. L’équipe a utilisé des créations innovantes qui ont permis de traiter les patients en moins de 45 minutes, avec une moyenne de 22-25 minutes. Par exemple, une application de dépistage envoyée par SMS aux patients avant leur rendez-vous a permis d’identifier le patient et de le filtrer en fonction des temps d’attente de 15 ou 30 minutes. Les codes-barres multi-champs ont accéléré les processus de documentation des médicaments et des registres d’état obligatoires. Le processus de médication nécessite de documenter 9 champs différents, ce qui est fastidieux lorsqu’il s’agit de traiter 500 à 1000 patients par heure, a expliqué M. Fox. Au lieu de cela, le processus de 60 secondes a été ramené à deux secondes. « Un journaliste nous a appelés la plus grande équipe de ravitaillement du monde, » a déclaré Fox.
Certains défis ont émergé depuis la population de patients et des centres. Beaucoup de patients sont arrivés avec ce que j’ai appelé le « brouillard vaccinal, » a déclaré Fox. « Il s’agissait de patients qui étaient émotionnellement dépassés par la pandémie, les efforts de vaccination et qui avaient du mal à se concentrer, nous devions donc vraiment veiller à ce que nos messages, notre signalisation et nos processus soient fluides, car nous étions déterminés à offrir également une expérience exceptionnelle. » Le fait que le Bank of America Stadium, moins de cinq jours après le premier événement, offre un format différent, avec à la fois un centre accessible à pied et un centre accessible en véhicule, a posé des difficultés supplémentaires. Le parking se trouvant à une certaine distance du lieu de vaccination, les membres du personnel ont offert une aide personnalisée aux personnes en fauteuil roulant qui en avaient besoin ; un membre du personnel a fait 37 000 pas en une journée en transportant les patients de leur voiture à l’expérience, puis en les ramenant au parking.
L’épuisement et le traumatisme des membres du personnel, qui étaient déjà confrontés au COVID-19 depuis des mois, étaient une préoccupation majeure. Le programme « Faites le plein » a été développé pour les événements de vaccination de masse, en demandant au personnel de première ligne de travailler à la vaccination, où des centaines de fois par jour, ils ont entendu, ressenti et vu la gratitude des patients et de la population. « Nous voulions que ce soit une expérience formidable pour l’équipe ET le patient, » expliqué M. Fox, « et le personnel nous a répété à maintes reprises qu’il s’agissait du travail le plus significatif qu’il ait jamais fait, et que le meilleur d’Atrium Health et de l’humanité transparaissait. »
Les événements de vaccination de masse et les leçons apprises ont été étendus à d’autres événements organisés dans la communauté dans les comtés environnants et ont inclus d’autres centres tels que des collèges, des universités et à l’aéroport en partenariat avec American Airlines.
L’équipe a été confrontée à la question suivante : Comment faire parvenir les vaccins aux personnes à domicile qui n’ont pas de moyens de transport ? La décision a été prise d’envoyer de petits groupes de personnel infirmier dans les lieux d’hébergement. Les visites manquées ont posé problème. Pendant les vacances de printemps, 4 500 personnes se sont inscrites mais seules 4 000 se sont présentées.
Points clés à retenir
- Faites appel au personnel de santé, en particulier aux infirmières, pour diriger les efforts.
- Pensez comme Disney et « amorcez la file d’attente » pour que les gens passent rapidement, en veillant à ce que l’expérience soit agréable.
- Gardez la trace des données et utilisez-les pour effectuer des ajustements en temps réel. Par exemple, si vous constatez que votre taux de rendez-vous manqués est de 2 à 3 %, planifiez davantage de rendez-vous en utilisant les réseaux sociaux pour alerter les gens.
- Gérer les partenariats public-privé pour obtenir des résultats efficaces.
- Mettez en place des processus et des politiques afin que les doses puissent être retirées du centre pour gérer les restes, c’est-à-dire établir une chaîne de conservation.
- Les gens se sentent plus à l’aise à l’idée de rester dans leur quartier plutôt que d’être transportés ailleurs par navette.